团队的知识管理系统 Wiki

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一、什么是知识管理

1.    知识和技能的定义

知识是一些既定的常识、规定、规律和经验的集合体。而技能是获取、组织、管理、应用知识的能力。技能的提升需要知识的积累。

2.    我们有没有知识管理

答案是肯定有的。对于个体,从接受到的一系列教育开始,就开始了一些知识管理,包括大脑记忆,各种笔记,各种影音资料。对于公司,会积累一些相应的文档、规章制度。这些都是知识管理的一部分。

3.    为什么要有知识管理

  •  让知识传递、传承和活跃,通过技能转化为价值
  •  降低知识传授方面的时间成本、人力成本、边际成本
  •  规避知识断层、遗失的风险

4.    我们的需求是什么

高素质的人才。高质量的输入知识,高质量的输出价值。

5.    知识管理体系要考虑的问题

  • 组织内部有哪些知识需要管理
    一些固定的技术工具的常识。一些需要不断更新的知识。一些项目的知识。
  • 已有的知识是否可以复用
    如果知识分散存在于个体当中,就会复用困难。新进的个体如果没有前期的知识参考,只能自己搜集,或者向其他成员请教。
  • 核心人才和知识的流失对公司的影响
    如果知识分散于个体当中,当个体流失,知识随之流失。
  • 知识能否进行有效地分享
    避免重复;避免查找困难;避免不能更新。

6.    知识管理应该考虑怎样的体系架构?

需要有工具、理念和方法。

  • 工具
    先进的工具更能提高生产力,工业时代的蒸汽机显然比农业时代的畜力更有效。如今互联网思维要取代旧的观念。
  • 理念
    需要有提升生产力的强烈需求。如果只是一厢情愿,无论多么好的技术也推广不起来。目前大家习惯于:1.谷歌度娘 2. 自己的小文库 3. 邮件说明 4. ftp或者网络盘放上去。需要让大家认识到新工具的魅力,从思想层面上去主动接受。
  • 方法
    好的工具和强烈的理念是基础层,还需要有效地方法推进,是展现层面的工作。

二、现存的知识管理现状

1. 目前的知识分布形式

  • 单独的文档池 POOL
    每篇文档一旦完成,就被扔进池内,哪些算是Pool呢,比如网络盘,比如FTP。后续只能根据文档标题索引来识别文档。文档索引的更新依赖于个体对其的维护更新。
  • 单独的个体Personal
    个人尽管有意识的搜集知识,但是仅限于个人范围。
  • 个体之间的交流P2P
    如果有不明白的知识点,个体之间会相互交流。交流完毕,知识存储仅限于交流的个体之中。
  • 零散的培训Training
    会针对一些应用组织一部分个体,用有限的时间,传输一些知识。培训完毕后,知识分布于一部分个体当中。

2. 目前的知识分布形式SWOT分析

  • 优势strengths
    • 操作简单
  • 劣势weaknesses
    • 不利于检索
    • 不利于继承
    • 没有交叉引用
  • 威胁threats
    • 个体离职后,知识即被带走
    • 企业知识失去继承性
    • 依赖于新进个体的素质
  • 机会opportunities
    • 能够提升个体对使用文档工具的能力,但是似乎对企业来说没有什么潜在的机会。

三、期望的知识管理系统

1. 新的知识管理系统的需求

  •  需要一个承载知识的工具,能够自由查找、更新、编辑、回溯。
  •  能够充分发挥和调动个体的主动性
  • 个体的流动不会影响知识的积累
  • 知识是富有生命力的,可不断积累、修正、更新。
  • 个体对于知识的获取更快捷之后,会将注意力集中在更高层次的知识技能上。

2. 知识流动后对于个体的影响

个体的知识分享后是否会影响个体的竞争力?答案是不会。原因如下:

  1. 知识是死的,怎么使用知识才是个体的竞争力。
  2. 知识会占位的,掌握了更高级别的知识,可以摆脱原有知识的工作范畴。
  3. 知识的更新换代很快,原有的知识 会很快老化,需要不断的更新。
  4. 个体的只是层次水平不一,知识的流动可以使个体获得高于自己层次水平的知识,是一个良性循环。

四、知识管理中的工具选择

千里之行,始于足下。知识管理的理念和方法必须有一种载体或者平台,否则无异于空中楼阁。

1. 知识书面化的工具选择

传统的基于单独文件的文档系统,显然已经不能适用于方便快捷的需求。必须寻找一种更为高效的知识承载系统。这种系统必须能够多人之间互传信息,不受地点的限制。经过各种交流工具的分析,认为Wiki系统是目前比较好的选择。

  • Wiki是一种比较好的工具
    什么是Wiki ? 详细的解释请参考 http://zh.wikipedia.org/wiki/Wiki 。简单来说就是一个网络系统,可以多人共同书写创作,系统内部建立一系列机制用于确保内容能够正确规范的处理。
  • 为什么不用电子邮件e-mail
    e-mail只是一种传达信息的工具。任何时候都不应该用于信息的存贮。即便用于信息存储,存在的缺点显而易见,分散于单独个体之间,无法更新,其他个体不方便查阅。无法系统化组织。
  • 为什么不用博客 blog
    博客是一种个人媒体,多用于表述个人观点。不适合集体的知识积累。
  • 为什么不论坛 forum
    论坛就像一个广场,论坛的板块以及讨论容易使知识分散,显得很杂乱。
  • 为什么选Wiki
    信息的关联是很复杂的。上述邮件、博客、论坛都是时间线性的。Wiki可以实现非线性的组织知识。各种知识各种穿插引用,不断更新。

2. WiKi应收录的知识内容

原则上来讲,WiKi系统可以收录一切信息,但是作为多人使用的工具,不适合收录一些具有争议的主观性太强的内容。内容应该满足:技巧性/经验性/客观性/知识性,达到一种“我走过的弯路大家不要再走了”或者是“最新的知识,大家要了解一下”的目的。适合收录工作中的经验总结、解决技术难题的方法或者是引入一些新的知识。[1]
不能吸引用户的内容是吸引不来贡献者的。如果就几个贡献者,wiki就成blog了

3. Wiki系统的选择

基于口碑人气用户数量,锁定在两种wiki系统,是 MediaWiki 和 DokuWiki,试用后,MediaWiki系统的权限管理功能比较弱,最终选用DokuWiKi系统。

  • DoKuWiki的介绍
    DokuWiki 是一个针对小公司文件需求而开发的Wiki引擎。DokuWiki 是用程序设计语言 PHP 开发的并以 GPL 2 发布。DokuWiki 基于文本存储,所以不需要数据库,其数据文件在 Wiki 系统外也是可读的。DokuWiki 的功能齐全,支持 UTF-8,最新版支持中文链接。能够单独编辑页面中的某个章节,能够自动生成目录,适合中小企业、个人使用,用作资料归档、指南、读书笔记等。DokuWiki 安装很简单,默认提供配置工具。DokuWiki 是由 Andreas Gohr 在2004年7月开发出来的。7月,第一个官方版本在 en:Freshmeat 发布。一个大的改进是2005年1月重新设计解析程序和渲染程序。新的设计带来了显著的性能改进,使得 DokuWiki 可以应用于更大的文档项目。同时也为 DokuWiki 引入了一种通用的插件接口,简化了插件的开发和管理。2005年4月和7月,在 Linux 發行版 Debian 和 Gentoo Linux 引入 DokuWiki 提高了其知名度

    • 文本存储:DokuWiki 通过txt文件存储页面,不需要数据库。
    • 版本控制:DokuWiki 存储每一个 Wiki 页面的所有版本,允许用户比较当前版本和任何历史版本。使用了和 MediaWiki 类似的差异引擎(比较版本间的差异的软件)。通过计时锁定机制,可以防止不同用户编辑同一个页面时产生冲突。
    • 访问控制:访问控制可以通过用户管理程序完成,用户管理程序允许定义用户和用户组,以及定义访问控制列表,其中管理员用户可以定义页面和名字空间级别的权限。
    • 插件:DokuWiki 具有一个通用的插件接口,这个接口简化插件的开发和维护的过程。目前已经有超过100个可用的插件。管理员用户在插件管理程序的帮助下可以很容易地集成和管理这些插件。
    • 模板:Wiki的外观可以自定义。开发社群已经提供了许多不同的模板。
    • 国际化和本地化:DokuWiki 全面支持 Unicode(UTF-8),所以可以显示如中文,泰文或希伯来文等语言。目前 DokuWiki 的界面已经有约40种语言。
    • 缓存:DokuWiki 存储 Wiki 页面渲染后的的输出,以减少服务器的负载。
    • 全文检索:DokuWiki 集成有一个索引搜索引擎,用户可以在 Wiki 上搜索关键字。
    • 没有所見即所得的编辑器:DokuWiki 不提供所见即所得的编辑器,但有提供编辑工具条。[2]
  •  DokuWiki的部署
    DokuWiki 对服务器环境需求很低,支持PHP即可。方便备份,迁移。

参考

[1] 用Blog和Wiki搭建IT团队的知识库 http://www.cnblogs.com/chwkai/archive/2005/12/29/307761.html
[2] 用 Dokuwiki 管理小团队知识 http://www.chenzixin.com/pmp/2013/03/26/dokuwiki-you-knowledge/

扩展阅读

关键字:知识管理, Wiki

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